Privacyverklaring

Koninklijke Tennisclub Linkeroever Antwerpen vzw, Guicciardinistraat 1A, 2050 Antwerpen, ondernemingsnummer BE 0412 096 580. Voor alles over je gegevens: info@ktclo.be.

• Leden

  Welke gegevens

  Naam, e-mailadres, telefoon, lidnummer bij Tennis Vlaanderen, je lidmaatschappen, je laatste keuze over gerichte foto's.

  Waar ze vandaan komen

  De ledenlijst van Tennis Vlaanderen, of ingevoerd door de club. Je keuze over foto's komt uit je inschrijving voor een evenement of uit je vraag aan de club.

  Hoe lang

  5 jaar na het einde van je laatste lidmaatschap. Daarna blijft je lidmaatschapsgeschiedenis zonder naam.

• Deelnemers aan evenementen

  Welke gegevens

  Naam, e-mailadres, telefoon als je die opgeeft, je opmerking en antwoorden op vragen van het evenement, je keuze over gerichte foto's, aantal plaatsen en bedrag.

  Waar ze vandaan komen

  Wat je invult bij het inschrijven.

  Hoe lang

  13 maanden na het begin van het evenement. Daarna blijven alleen aantallen en bedragen, zonder naam.

• Wie online betaalt

  Welke gegevens

  Naam en e-mailadres van de betaler, bedrag en stand van de betaling.

  Waar ze vandaan komen

  De betaling via Mollie.

  Hoe lang

  7 jaar na de betaling, zoals de boekhoudwetgeving vraagt. Daarna blijft het bedrag, zonder naam.

• Inschrijvingen die nooit betaald werden

  Welke gegevens

  De gegevens van die inschrijving.

  Waar ze vandaan komen

  Wat je invulde.

  Hoe lang

  30 dagen nadat de inschrijving verliep, daarna gewist.

• Abonnees op de nieuwsbrief

  Welke gegevens

  E-mailadres, voornaam als je die opgeeft, wanneer je je inschreef, bevestigde of afmeldde.

  Waar ze vandaan komen

  Je inschrijving op de nieuwsbrief, met bevestiging via een link in een mail.

  Hoe lang

  Zolang je ingeschreven bent. Na een afmelding nog 5 jaar, daarna gewist. Een inschrijving die je nooit bevestigde, wissen we na 30 dagen.

• Iedereen die mails van de club krijgt

  Welke gegevens

  E-mailadres en of je je afmeldde voor de nieuwsbrief, de clubmededelingen of alles.

  Waar ze vandaan komen

  Het ledenbestand en de nieuwsbrief.

  Hoe lang

  Een afmelding bewaren we 5 jaar, zodat je geen mails meer krijgt als je adres opnieuw opduikt.

• Bestuursleden en vrijwilligers met toegang tot het beheer

  Welke gegevens

  Naam, e-mailadres, rollen, en wie wat deed in het beheer.

  Waar ze vandaan komen

  De club.

  Hoe lang

  Zolang je toegang hebt. Daarna blijft je account zonder toegang bewaard, zodat navolgbaar blijft wie wat deed. Namen in het logboek van het beheer blijven 13 maanden.

Waarom we je gegevens mogen gebruiken

• Ledenbestand en inschrijvingen voor evenementen: nodig om je lidmaatschap of je inschrijving uit te voeren (uitvoering van de overeenkomst, art. 6.1.b AVG).
• Betalingen en boekhouding: de club is wettelijk verplicht haar boekhouding bij te houden (wettelijke verplichting, art. 6.1.c AVG).
• Nieuwsbrief voor wie geen lid is: je toestemming, die je gaf met de bevestigingslink in de mail na je inschrijving (toestemming, art. 6.1.a AVG).
• Clubmededelingen en nieuwsbrief voor leden: het gerechtvaardigd belang van de club om haar leden te informeren over het clubleven (art. 6.1.f AVG). Elke mail bevat een link om je af te melden.
• Sponsors vermelden in de nieuwsbrief: het gerechtvaardigd belang van de vzw om steun voor haar werking te krijgen. De club geeft je gegevens niet aan sponsors.
• Accounts en logboek van het beheer: het gerechtvaardigd belang van de club om haar gegevens veilig te beheren.
• Beeldmateriaal: zie hieronder.

Tijdens activiteiten van de club kunnen foto's en filmpjes gemaakt worden. De club maakt daarbij een onderscheid:

• Sfeerbeelden, zoals overzichtsfoto's van een tornooi of het publiek langs de terreinen: op grond van het gerechtvaardigd belang van de club om over het clubleven te berichten (art. 6.1.f AVG). Je kan vragen om zo'n beeld te verwijderen.
• Gerichte beelden, zoals teamfoto's, huldigingen, close-ups en portretten: alleen met je voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming, of die van een ouder voor een minderjarige (art. 6.1.a AVG). Je kiest bij het inschrijven voor een activiteit. Ben je lid, dan bewaren we je laatste keuze ook in het ledenbestand, voor jou en de leden die hetzelfde e-mailadres gebruiken, zoals je kinderen. Zolang je niets koos, geldt: geen toestemming.

Je kan je toestemming op elk moment intrekken, zonder nadelige gevolgen. Stuur je vraag naar info@ktclo.be; de club haalt het beeld dan zo snel mogelijk van haar website en haar eigen sociale media. De afspraken staan ook in het intern reglement (artikels 44 en 45).

De club verkoopt of verhuurt geen gegevens. Enkel de volgende partijen verwerken gegevens, en alleen voor hun taak:

• Tennis Vlaanderen: de ledenadministratie en het reservatiesysteem. Tennis Vlaanderen is zelf verantwoordelijk voor de gegevens die je daar opgeeft.
• Mollie: online betalingen en terugbetalingen voor evenementen.
• Resend: het versturen van mails (bevestigingen, clubmededelingen, nieuwsbrief).
• Vercel: de hosting van de website.
• Neon: de databank van de website.
• Sentry: meldingen van technische fouten op de website. Persoonsgegevens worden uit die meldingen gefilterd voor ze vertrekken, en ze worden in de Europese Unie bewaard.

Resend, Vercel, Neon en Sentry zijn Amerikaanse bedrijven. De website verwerkt gegevens in een datacenter in Frankfurt en de databank staat in de Europese Unie. Mails worden verstuurd via servers in de Verenigde Staten. Waar gegevens naar de Verenigde Staten gaan, is die doorgifte gedekt door het EU-VS-gegevensprivacykader (EU-U.S. Data Privacy Framework), waaronder deze bedrijven gecertificeerd zijn. Mollie is een Nederlands bedrijf.

Met elk van deze verwerkers geldt een verwerkersovereenkomst.

De publieke website gebruikt geen cookies. Voor bezoekersstatistieken gebruikt de club Vercel Web Analytics, dat werkt zonder cookies; het webadres wordt zonder zoektermen of andere parameters doorgegeven. Enkel wie zich aanmeldt in het beheer van de website krijgt een cookie om aangemeld te blijven.

Je kan de club altijd vragen:

• welke gegevens we over je bewaren (inzage);
• om gegevens te verbeteren;
• om je gegevens te wissen;
• om je gegevens niet meer te gebruiken voor mails, of je daartegen te verzetten;
• om je gegevens in een bruikbare vorm te krijgen.

Gaf je toestemming, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of voor gerichte beelden, dan kan je die op elk moment intrekken, zonder nadelige gevolgen.

Stuur je vraag naar info@ktclo.be. De voorzitter, de ondervoorzitter of de secretaris behandelt ze, en je krijgt binnen één maand antwoord. Bij een vraag om inzage krijg je een leesbaar overzicht van alles wat bewaard is bij je e-mailadres.

Wat “wissen” betekent. Je naam, e-mailadres, telefoon en lidnummer, en je opmerkingen en antwoorden bij inschrijvingen worden gewist. Drie dingen blijven wel bestaan:

• bedragen van betalingen en inschrijvingen, zonder naam, omdat de boekhouding die moet bijhouden;
• de vermelding dat je geen mails meer wil, anders zou je bij een volgende ledenlijst opnieuw mails krijgen;
• het logboek van het beheer, dat geen gegevens van leden of deelnemers bevat.

Zolang je lid bent, blijf je in het ledenbestand. Heb je een inschrijving voor een evenement dat nog moet komen, dan wordt die eerst geannuleerd.

Ben je niet tevreden over hoe de club met je vraag omgaat, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Alleen bestuursleden en vrijwilligers met een persoonlijk account krijgen toegang tot het beheer, en elk account ziet enkel wat bij zijn rol hoort. Elke inzage in het ledenbestand, in deelnemerslijsten en in iemands volledige gegevens wordt gelogd, net als elke export van leden, deelnemers en betalingen.

Deze privacyverklaring valt onder het Belgisch recht, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Bij een geschil zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd, tenzij de wet je het recht geeft een andere rechtbank te kiezen.

Wijzigt deze verklaring, dan staat de nieuwe versie op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.

Laatst gewijzigd: 18 september 2026.